Trivorella on laajan teknisen osaamisen lisäksi rautaisia projektijohtamisen ammattilaisia. Integraatiotiimin projektipäällikkömme Kalle Luhtinen kertoo, mitä hyvältä projektipäälliköltä ohjelmistotalossa kaivataan ja mistä hänen työnsä kulmakivet muodostuvat.
Kalle Luhtinen on kokenut projektipäällikkö, joka toi oman osaamisensa Trivorelle vajaat kolme vuotta sitten.
”17 vuotta sitten projektipäällikön titteli liitettiin ensimmäisen kerran allekirjoitukseeni, kun työskentelin seudun kehitysyhtiö Turku Science Park Oy:ssä. Tuolloin hallinnoin projekteja markkinointimateriaaleista kaikkeen hands-on-työhön asti. Trivorella projektipäällikön rooli on huomattavan erilainen. Nykyään päivittäiseen työnkuvaani kuuluvat muun muassa kehittäjäresurssien varmistaminen, aikataulutus, töiden edistymisestä raportointi sekä asiakas- ja suunnittelupalaverit”, Kalle kertoo.
On siis paikkakohtaisia eroja siinä, millaista työtä projektipäällikön hattu päässä tulee tehtyä. Tietyt asiat ovat kuitenkin aina samat: työ vaatii tarkkuutta, täsmällisyyttä ja hyvää pelisilmää.
Ennakointia, suunnittelua ja kommunikointia
Trivorella projektipäällikkö saa melko vapaasti valita työkalunsa sen mukaan, millaiseen työskentelytapaan on tottunut. Kalle itse suosii yksinkertaisia ja perinteisiä työkaluja.
”Ei tässä työssä mitään taikatemppuja ole. Excel ja to do -listat ovat monesti edelleen ne tärkeimmät työvälineet”, Kalle toteaa. ”Lisäksi tiketöinti on yksi tärkeä työväline ohjelmointiprojekteissa, kun kehittäjät ovat mukana. Kokonaisuudesta tehdään tiketit, joiden statuksia seuraamalla voi seurata myös töiden etenemistä. Yksittäinen tiketti on kehittäjälle helpompi hahmottaa, kuin esimerkiksi ylläpitämäni kaiken kattava Excel-taulukko monine värikoodeineen – sellainen voi muiden silmiin näyttää jopa pelottavalta.”
Projektipäällikön tärkeimpiin tehtäviin kuuluukin sujuvan tiedonkulun varmistaminen. Kommunikaatioon kätkeytyy myös projektinhallinnan pahin kompastuskivi. Joskus kommunikaatio ei toimi ihmisten välillä esimerkiksi henkilökemioista tai erilaisista työtavoista johtuen, mikä voi aiheuttaa erilaisia hidasteita projekteissa. Projektipäällikön tulee pystyä toimimaan tarvittaessa sovittelijana ja tulkkina.
Tekninen ymmärrys auttaa Trivoren projektipäällikköä siinä, että keskustelu kaikkien osapuolten kanssa sujuu. Vaikka projektipäällikkö ei itse tee teknistä työtä, on hänen kyettävä kommunikoimaan samalla tasolla kehittäjien kanssa. Kuinka paljon ohjelmistotalon projektipäällikön sitten tulee ymmärtää teknisestä puolesta?
”Trivorelle tullessani tietoni integraatioista ja integraatioalustasta olivat vielä melko vähäiset, ja silloinkin pärjäsin kyllä – asiakkaan kanssa kommunikoidaan kuitenkin käytännössä yleiskielellä. Tekninen ymmärrys ei siis ole pakollista, mutta se auttaa pureutumaan tarkemmin teknisiin yksityiskohtiin ja jakamaan tietoa paremmin”, Kalle sanoo.
“Excel ja to do -listat ovat monesti edelleen ne tärkeimmät työvälineet. Lisäksi tiketöinti on yksi tärkeä työväline ohjelmointiprojekteissa, kun kehittäjät ovat mukana.”
Olennaista on hahmottaa aina isompi kokonaiskuva: projekteihin vaikuttavat asiat tulee huomioida etukäteen ja yllätysten määrä pyritään minimoimaan.
Trivorella painotetaankin sitä, että teknistä työtä ei lähdetä tekemään ennen kuin on olemassa riittävän tarkat speksit eli määrittely siitä mitä tarvitaan, mitkä ovat tekniset yksityiskohdat, ja mikä on aikataulu. Ilman kunnon speksejä tulee helposti tehdyksi turhaa työtä, kun taas tarkat ennakkomääritelmät ja -suunnitelmat auttavat viemään projektin ketterästi maaliin.
”Välillä joutuu pyytämään asiakkaalta tai kehittäjältä montakin kertaa tarkennuksia, ja joskus se turhauttaakin. Mutta se auttaa kokonaisuuden ymmärtämistä ja sitä kautta asiakasta”, Kalle sanoo.
”Olen oppinut kantapään kautta varomaan ylioptimistisuutta. Ei kannata lähteä siitä oletuksesta, että projekti menisi aina sukkana maaliin. Aina voi tulla itsestä tai omasta tiimistä riippumattomia yllätyksiä tai viivästyksiä. Jos lupailee liikaa ja liian nopeasti, helposti tulee pilanneeksi työjonosuunnitelman. Tätä koitan itse välttää, ja yritän käyttää hyvää pelisilmää.”
Monipuolisia projekteja integraatioiden parissa
Trivorella Kalle on pääsääntöisesti tehnyt projekteja integraatioiden parissa. Yksi integraatiotyö voi olla yksi projekti, tai yhden projektin alla voi olla useita integraatioita, jolloin jokainen integraatio on osaprojekti. Asiakkaalta tulee tarve ja speksit, ja Trivoren integraatiotiimi lähtee näiden pohjalta kehittämään ratkaisua.
Projektipäällikön toimiminen kontaktipintana asiakkaan suuntaan mahdollistaa sen, että kehittäjät saavat keskittyä omiin teknisiin hommiinsa.
”Ihan sähköpostiyhteydentotoista alkaen olen ensisijainen henkilö, johon asiakas ottaa yhteyttä. Tavoitteena on, että asiakkaat eivät lähtökohtaisesti ottaisi suoraan kehittäjiin yhteyttä. Työt ovat jonossa, ja kaikista pahin tilanne on, jos joku tulee jonon ohi, jolloin suunnitelmat menevät täysin pipariksi”, Kalle kertoo.
”Tehtävänäni on yhdessä asiakkaan ja kehittäjätiimimme kanssa löytää toimivat aikatauluratkaisut ja suunnitelmat. Minulla on asiakkaan päässä loistava vastinpari, joka suhtautuu myös järjestelmällisesti uusien töiden edistämiseen. Hyvä yhteyshenkilö tekee tästä työstä erityisen antoisaa.”
”Tehtävänäni on yhdessä asiakkaan ja kehittäjätiimimme kanssa löytää toimivat aikatauluratkaisut ja suunnitelmat.”
Bufferi ja mahdollistaja
Projektipäällikkö on eräänlainen keulakuva projektille ja siinä työskentelevälle tiimille. Projektipäällikön tehtävänä on vetää eri henkilöt yhteen ja huolehtia, että tieto kulkee oikein ja sujuvasti asiakkaan ja tekijöiden välillä. Samalla projektipäällikkö toimii kontaktipintana asiakkaalle, auttaa eri osapuolia ymmärtämään projektin tarpeet ja speksit, sekä tietenkin mahdollistaa työrauhan kehittäjille.
”Projektipäällikkö toimii tavallaan bufferina moneen suuntaan. Koitan osaltani luoda tekemiseen myös hyvää henkeä: meillä on tiimi-weeklyissä kiva fiilis, ja niissä myös vitsaillaan ja voidaan olla rennommin. Ei tarvitse olla koko ajan vain tiukkaa tekemistä, vaan kukin voi haluamallaan tavalla ilmaista itseään”, Kalle kertoo.
Eniten Kalle nauttii selvärajaisista projekteista, joita pääsee tekemään tutun asiakkaan kanssa.
”Omalla asiakkaallani on mukavaa porukkaa yhteyshenkilöäni Jarmoa myöten. Se, että henkilökemiat toimivat, edesauttaa myös projektien sujuvuutta. Lisäksi olen päässyt kehittämään asiakkaan kanssa hyvät rutiinit, sillä jokaisen integraation kohdalla suurin osa kysymyksistä on samoja. Aina on kuitenkin myös eroja, joten jokainen projekti on uniikki ja mielenkiintoinen kokonaisuutena”, Kalle kertoo.
”Toivon, että näiden integraatioiden parissa saan jatkossakin positiivisesti tapella.”
Kalle – mitä hyvältä ohjelmistotalon projektipäälliköltä vaaditaan?
1. Järjestelmällisyyttä
”Lähdetään liikkeelle hyvästä suunnitelmasta, joka sitten palastellaan. Ei tarvitse tehdä töitä hampaat irvessä ja on tärkeää, että suunnitelmaa voi tarvittaessa muuttaakin. Mutta lähdetään silti aina suunnitelmallisesti etenemään: Kuka tekee, mitä tekee, ja mihin mennessä. Asioiden kertaaminen ja ylöskirjaaminen on tärkeää.”
2. Jatkuvuutta
”Itse olen luontaisesti tarkka, ja olen joutunut opettelemaan, että kaikki ihmiset eivät ole samanlaisia. Projektipäällikkö huolehtii, että hommat etenevät ja eri vaiheet nivoutuvat luontevasti toisiinsa. Siksi projektipäällikkö on myös eräänlainen kirjanpitäjä projekteissa, ja se on tärkeä rooli. Samalla projektipäällikkö voi ottaa koppia muiden luovista ideoista, jotta ne eivät pääse unohtumaan.”
3. Kommunikointitaitoja
”On haastavaa ja turhauttavaa, jos määräaikaan mennessä asiaa ei ole tehty eikä siitä ole myöskään kommunikoitu. Joskus tulee tilanteita, jossa työt eivät vain syystä tai toisesta edisty odotetulla tavalla, ja tähän aina tietenkin sopeudutaan, mutta tämä vaatii kaikilta osapuolilta suoraa kommunikaatiota. Etenkin projektipäälliköllä on tästä suuri vastuu, koska hän kommunikoi myös asiakkaan suuntaan. Projektipäällikkönä joutuu selvittelemään ja kommunikoimaan erilaisia tilanteita hyvin monenlaisten ihmisten kanssa.”
4. Pelisilmää
”Projektipäällikkö katsoo laajempaa kuvaa, ei vain yhden koodarin työtä. Täytyy myös osata arvioida todellisia aikatauluja: yksi työpäivä ei useinkaan tarkoita yhtä kalenteripäivää, ja projektipäällikön tulee hahmottaa työjonot kokonaisuudessaan. Koitan itse aina arvioida aikataulut rehellisesti ja pienen pelivaran kanssa, jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä – jos olemme odotettua nopeammin valmiina, sehän on vain positiivinen asia!”