Tietosuojaseloste
Mistä on kyse?
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä. Käymme tässä tietosuojaselosteessa läpi, miten Trivore kerää, käsittelee ja säilyttää henkilötietoja.
Säilytämme kaiken datamme Suomessa, ja käsittelemme henkilötietoja aina äärimmäisellä huolella.
Rekisterinpitäjä
Trivore Oy
Y-tunnus: 1640719-8
Osoite: Ruukinkatu 2-4, 20540 Turku
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot
Tietosuojavastaava:
Kari Mattsson
puh. +358 50 69000
sähköposti: tietosuoja@trivore.com
Voit olla tietosuojavastaavaamme yhteyksissä kaikissa henkilötietoon liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.
Henkilörekisterin nimi
Trivore Oy Asiakasrekisteri
Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme ja käsittelemme henkilötietoja
- Keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen oikeusperusteena on:
- Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
- Rekisteröidyn ja Trivoren välinen sopimussuhde
- Oikeutettu etu liiketoiminnan ja asiakassuhteiden kehittämisessä
- Trivoren lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen rekisterinpitäjänä
Tietoja käsitellään liittyen:
- Palvelujen ja tuotteiden myyntiin, markkinointiin ja toimittamiseen
- Tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen
- Laskutukseen
- Asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
- Kumppani- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen
- Mediasuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen
- Työnhakuprosesseihin
Mistä keräämme tiedot
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään joko evästeiden ja analytiikkatyökalun tai suorien yhteydenottojen kautta.
Käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.
Keräämme ja käsittelemme rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
Asiakkaat ja yhteistyökumppanit: Säilytämme asiakkaistamme ja yhteistyökumppaneistamme ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia palveluiden toteuttamiseksi. Näitä tietoja ovat muun muassa nimi, yritys, titteli, yhteystiedot, asiakkaan tai yhteistyökumppanin pyynnöt, sekä yhteydenpito Trivoren kanssa. Tietoja voidaan käyttää yhteydenpitoon asiakkaan tai kumppanin ja Trivoren välillä, Trivoren palveluiden markkinointiin sekä palveluiden parempaan kohdistamiseen.
Työnhakijat: Työnhakijoista kerätään hakuportaalissa hakijan itsensä täyttämä hakulomake sekä siihen mahdollisesti lisätyt liitteet, kuten CV. Säilytämme hakemuksen liitteineen rekrytointiprosessin ajan, ja korkeintaan 6 kk hakuprosessin jälkeen, ellei hakija anna hakulomakkeella suostumustaan tietojensa pitempään säilyttämiseen. Voimme säilyttää saman ajan myös muuta rekrytointiprosessin kannalta olennaista tietoa, kuten haastattelusta kerättyjä muistiinpanoja. Hakemusta ja CV:tä voivat meillä käsitellä vain rekrytoinnin vastuuhenkilö(t), rekrytointiportaalin pääkäyttäjä, sekä toimitusjohtaja.
Median edustajat: Trivore voi kerätä ja säilyttää median edustajista seuraavia tietoja: nimi, media, yhteystiedot, sekä mahdolliset Trivoreen liittyneet uutiset, artikkelit, sosiaalisen median julkaist, podcastit tai blogikirjoitukset.
Yhteydenottolomake
Verkkosivuilla olevan yhteydenottolomakkeen kautta tulleet viestit ja yhteystiedot käsitellään ja säilytetään yllä luetelluilla tavoilla yhteydenoton luonteesta riippuen.
Verkkosivuilla käytettävä analytiikka ja evästeet
Käytämme verkkosivuillamme suomalaista Matomo-analytiikkatyökalua. Analytiikalla kerätty data säilytetään Suomessa.
Keräämme tietoa verkkosivujemme kävijämääristä sekä siitä, mistä päin maailmaa sivuillamme on vierailtu, millä sivuilla ja miten kauan sivuilla on viivytty. Analytiikkatyökalumme yksilöi kävijät IP-osoitteen perusteella.
Henkilötietojen luovuttaminen
Emme koskaan luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, pois lukien lain asettamat velvoitteet. Tietoja voidaan siis poikkeuksena luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lain vaatimuksesta.
Henkilötietojen suojaus
Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyrimme varmistamaan henkilötietojen
asianmukaisen turvallisuuden, mukaan lukien suojaamisen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen
varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö,
asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä
henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien
salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn
liittyvistä asioista.
Tietojen säilytysaika
Käsittelemme henkilötietoja sopimussuhteen ajan tai muun erikseen määritellyn ajan. Tämän ajan päätyttyä poistamme tai anonymisoimme tiedot yhden vuoden kuluessa poistoprosessiemme mukaisesti.
Trivore noudattaa velvollisuuttaan käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.
Profilointi
Henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä rekisteröidyn henkilökohtaisia ominaisuuksia. Rekisteröityjä profiloidaan, jotta heille voidaan helpommin kohdentaa heidän kiinnostuksenkohteitaan vastaavaa suoramarkkinointia ja muuta viestintää.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus olla joutumatta automatisoitujen päätösten kohteeksi: Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Kehitämme Trivorella toimintaamme jatkuvasti. Tämän vuoksi voimme joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjämme. Päivitykset voivat perustua myös meistä riippumattomiin asioihin, kuten tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Jos teemme tietosuojakäytäntöihimme merkittäviä muutoksia tai muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoitamme niistä rekisteröidyille etukäteen. Tarvittaessa pyydämme uuden suostumuksen muutosten yhteydessä.