“Tarvitsen tunnukset viiteen järjestelmään uudelle työntekijälle. Ja ne eilisen lähtijän tunnukset ovat vielä sulkematta.” Kuulostaako tutulta?
Nykyorganisaatioissa käyttöoikeuksien hallinta on usein juuri tätä: jatkuvaa manuaalista työtä ja pieniä, mutta kriittisiä tehtäviä, jotka helposti hukkuvat kiireen keskelle. Mutta mitä jos tämän kaiken voisi automatisoida?
Tässä blogissa kehittäjä Jarno Kiesiläinen ja pääarkkitehti Sebastian Bröckl kertovat Trivore eIAMin tarjoamista ominaisuuksista, jotka tekevät identiteetin- ja pääsynhallinnasta käyttäjilleen strategisen voimavaran.
Tapahtumat ohjaavat – automaatio tekee työn puolestasi
“Digitaalinen toimintaympäristö on muuttunut merkittävästi viime vuosina. Järjestelmien määrä kasvaa jatkuvasti, ja samalla myös haasteet niiden hallinnassa. Siksi kehitimme järjestelmän, joka hyödyntää tapahtumapohjaisen arkkitehtuurin joustavuutta”, Sebastian toteaa.
“Tapahtumapohjainen arkkitehtuuri tarkoittaa sitä, että järjestelmä reagoi reaaliajassa organisaation muutoksiin”, Jarno tarkentaa. “Kun työntekijä aloittaa, vaihtaa roolia tai päättää työsuhteensa, järjestelmä orkestroi kaikki tarvittavat muutokset automaattisesti eri järjestelmiin.”
Tämä merkitsee sitä, että henkilöstömuutosten hallinta ei enää vaadi manuaalista puuttumista kymmeniin järjestelmiin. Kaikki tapahtuu automaattisesti – oikeuksien myöntäminen uusille työntekijöille, käyttöoikeuksien muuttaminen roolimuutoksen yhteydessä ja vanhentuneiden tunnusten poistaminen työsuhteen päättyessä. Näin vähennetään virheitä, parannetaan tietoturvaa ja säästetään arvokkaita resursseja. Lisäksi tapahtumapohjainen arkkitehtuuri mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron, mikä varmistaa, että organisaation järjestelmät toimivat saumattomasti yhteen ilman turhia viiveitä.
Lisenssit hallintaan – ja kulut kuriin
Monessa organisaatiossa Microsoft-lisenssien hallinta on haaste, sillä työntekijöiden lisenssitarpeet muuttuvat jatkuvasti. Trivore eIAM tarjoaa ratkaisun tähän automatisoimalla koko lisenssihallintaprosessin.
“Tämän ansiosta henkilöstömuutokset päivittyvät automaattisesti lisensseihin ilman manuaalista työtä,” Jarno kertoo.
Automatisointi ei ainoastaan säästä aikaa, vaan myös vähentää lisenssien ylimääräistä käyttöä ja siihen liittyviä kuluja. Organisaatiot maksavat usein lisensseistä, joita ei käytetä – esimerkiksi työntekijöille, jotka ovat poistuneet organisaatiosta. Trivore eIAM varmistaa, että lisenssit myönnetään ja poistetaan juuri tarpeen mukaan. Näin organisaatiot voivat optimoida kustannuksiaan ja varmistaa, että budjetti kohdentuu oikein.
Lisenssihallinnan automatisointi parantaa myös valvontaa: järjestelmä tarjoaa selkeän näkymän organisaation lisenssien käyttöön ja raportointiin, mikä helpottaa ennakointia ja päätöksentekoa. Tämä on erityisen arvokasta organisaatioille, joilla on laajoja IT-infrastruktuureja ja monimutkaisia lisenssivaatimuksia.
Integraatiot yhdistävät – tiedot aina ajan tasalla
Sebastian painottaa integraatioiden merkitystä: “Nykyorganisaatioilla on tyypillisesti kymmeniä järjestelmiä – HR, toiminnanohjaus, asiakashallinta, projektityökalut – jotka kaikki tarvitsevat ajantasaiset käyttäjätiedot. Järjestelmämme toimii solmupisteenä näiden välillä, varmistaen, että tiedot pysyvät oikeina ja synkronoituina.”
Integraatioiden avulla Trivore eIAM voi yhdistää erilaisia järjestelmiä toimimaan yhtenä kokonaisuutena. Tämä tekee esimerkiksi uusien työntekijöiden aloittamisesta ja roolimuutoksista sujuvia. Kun HR-järjestelmään lisätään uusi työntekijä, Trivore eIAM huolehtii automaattisesti käyttöoikeuksien provisioinnista kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin – sähköpostista projektityökaluihin. Sama pätee päinvastaisessa tilanteessa: kun työntekijän tiedot poistetaan, kaikkiin järjestelmiin tehdään tarvittavat muutokset.
Lisäksi integraatiot tarjoavat joustavuutta yrityksille, jotka ottavat käyttöön uusia järjestelmiä. Esimerkiksi uuden HR-järjestelmän käyttöönotto voidaan tehdä ilman tietojen manuaalista siirtämistä, sillä Trivore eIAM huolehtii tiedon synkronoinnista automaattisesti. Näin järjestelmät pysyvät ajan tasalla ja muutokset voidaan toteuttaa tehokkaasti ja turvallisesti.
Käyttöoikeuksien älykäs elinkaari
Käyttöoikeuksien elinkaarenhallinta on Trivore eIAM:n keskeinen vahvuus. Jarno kuvaa, miten järjestelmä mukautuu työntekijän muuttuviin tilanteisiin:
“Kun joku jää pidemmälle vapaalle, esimerkiksi vanhempainlomalle, järjestelmä voi katkaista automaattisesti hänen oikeutensa kohdejärjestelmiin ja palauttaa ne lomakauden päätyttyä.”
“Pelkkä alku ja loppu eivät riitä. Järjestelmä mukautuu jatkuvasti myös organisaation sisäisiin muutoksiin, kuten roolin vaihtuessa. Tämä vähentää virheitä ja vapauttaa IT-osaston resursseja keskittymään strategisiin projekteihin”, Sebastian jatkaa.
Järjestelmä tuo myös selkeyttä käyttöoikeuksiin. Trivore eIAM:n avulla organisaatiot voivat saada reaaliaikaisen näkymän siihen, kenellä on pääsy eri järjestelmiin ja miksi. Tämä lisää turvallisuutta ja varmistaa, että käyttöoikeudet vastaavat aina organisaation tarpeita.
Moderni käyttöliittymä ja skaalautuvuus
Käyttäjäystävällisyys on ollut Trivoren suunnittelun keskiössä. Näin Sebastian kertoo käyttöliittymän suunnittelusta:
“Halusimme tehdä käyttöliittymästä intuitiivisen. Se mukautuu organisaation olemassa oleviin järjestelmiin ja tarjoaa selkeän näkymän käyttöoikeuksien hallintaan. Käyttäjille tämä tarkoittaa sujuvaa käyttökokemusta, ja ylläpitäjille työkalua, jolla kokonaisuus on helppo hallita.”
“Trivore eIAM:llä organisaatiot voivat säästää ihan järjettömästi työaikaa, erityisesti jos niillä on runsaasti työntekijöitä ja myös ulkoisia resursseja eri kohteissa. Järjestelmän skaalautuvuus tekee siitä myös sopivan niin pienille kuin suurille yrityksille”, Jarno jatkaa.
Trivore eIAM tukee myös Zero Trust -arkkitehtuuria (tietoturvamalli, jossa jokainen käyttäjä ja laite todennetaan erikseen jokaisella käyttökerralla), mikä lisää tietoturvaa merkittävästi.
“Tässä arkkitehtuurissa jokainen käyttöoikeuspyyntö validoidaan erikseen, ja vahva tunnistautuminen on saumaton osa järjestelmää”, Sebastian toteaa. ”Tämä on kriittistä nykypäivän kyberuhkien maailmassa, jossa tietoturva on strateginen kilpailuetu.”
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus ovat avainasemassa
Sebastian painottaa tietoturvan merkitystä: “Keskitetty käyttöoikeuksien hallinta parantaa tietoturvaa, koska kaikki muutokset dokumentoidaan. Tämä on erityisen tärkeää auditointien ja vaatimustenmukaisuuden, kuten GDPR:n ja NIS2:n, kannalta.”
Jarno lisää, että järjestelmä tukee organisaatioita pysymään ajan tasalla turvallisuus- ja tietosuojavaatimuksista. “Organisaatiot voivat todentaa, kuka pääsee mihinkin ja milloin, ilman että IT-osaston tarvitsee käyttää aikaa manuaaliseen seurantaan.”
Trivore eIAM tekee myös auditointiprosesseista suoraviivaisempia. Kaikki käyttöoikeuksiin liittyvät muutokset tallentuvat automaattisesti, ja raportointi voidaan räätälöidä tarkasti organisaation tarpeisiin.
Asiakkaan hyöty etusijalla
Keskustelusta välittyy, että Jarno ja Sebastian ovat ylpeitä Trivore eIAM:stä ja siitä, miten se on kehitetty aidosti asiakkaiden tarpeisiin. Identiteetinhallinta ei ole enää vain tekninen välttämättömyys, vaan strateginen työkalu, joka säästää kustannuksia, tehostaa toimintaa ja parantaa tietoturvaa. Järjestelmän skaalautuvuus tekee siitä yhtä sopivan pienille yrityksille kuin suurille organisaatioille.
“Lopulta kyse on siitä, että teemme organisaatioiden digitaalisesta arjesta sujuvampaa,” Sebastian tiivistää. “Kun identiteetinhallinta toimii hyvin, sitä ei edes huomaa – se vain tekee kaiken taustalla niin kuin pitää.”
Ja ehkä juuri siinä piilee Trivore eIAM:n vahvuus: sen on hyödyllinen – itse asiassa välttämätön – mutta useimmiten näkymätön. Kun järjestelmä hoitaa asiat puolestasi, voit keskittyä siihen, mikä todella vie organisaatiosi eteenpäin.
Onko teidän organisaatiossanne tarve modernille identiteetin- ja pääsynhallintaratkaisulle? Ota meihin yhteyttä, ja asiantuntijamme kertoo mielellään lisää tuotteestamme sekä sen tarjoamista mahdollisuuksista.